Je l’ai dit à plusieurs reprises dans mes articles : votre cerveau est important pour créer, pour être productif. David Allen, le créateur de la méthode GTD, répète souvent que le cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les conserver. Donc, nous allons parler aujourd’hui de votre liste de tâches (que nous appellerons todolist pour l’occasion).

L’organisation, jusque dans votre todolist

Avant tout, je parle spécifiquement de Nozbe ici. Mais vous pouvez parfaitement appliquer les grandes lignes de ce que je dis à d’autres apps. Notamment, celle que vous utilisez, qu’elle s’appelle Todoist, Wunderlist, Things ou OmniFocus. Par ailleurs, je ne fais pas un test d’application ici.

Je me suis longtemps posé la question de savoir comment organiser ma todolist pour qu’elle soit efficace. C’est un processus en perpétuelle évolution. En effet votre situation actuelle est amenée à changer. Vous devez donc utiliser une solution et un processus qui seront modulables.

todolist Nozbe

Une todolist simple et efficace

Le but de votre todolist est donc, on le répète, de vider votre cerveau. Vous recevez des mails toutes les heures, parfois davantage. Mais on vous demande aussi des choses oralement. Vous recevez des coups de fil durant lesquels vous convenez de rendez-vous. Durant ces réunions de travail, vous convenez des choses que vous devez accomplir… Bref, des choses à faire, y en a toujours plein. Plutôt que de vous les rappeler toutes, il est plus efficace de les noter. Votre cerveau vous dira merci et, surtout, il sera disponible à 100% pour d’autres choses.

J’ai donc créé dans Nozbe des projets avec des intitulés clairs :

  • Finances personnelles pour mes échéances financières du mois (payer les factures à telle date, réviser mon budget à telle autre, telle domiliciliation sera prélevée à tel moment)
  • Fleet Management EX pour mon projet de révision de processus pour la gestion des factures de leasing dont je vous parlais hier.
  • Lecture de la Bible en 365 jours dont le titre est assez clair
  • Réorganisation de OneDrive parce que mon espace de stockage est devenu un gros bazar et que j’ai prévu de le ranger.
  • Etc

Chaque projet reçoit une couleur qui me permettra de savoir s’il s’agit d’une projet personnel (vert), d’un projet pro (bleue), d’une routine à accomplir chaque jour (violet) ou d’un sujet sur lequel je dois avoir une concentration très importante (rouge).

todolist busy vs productive

Remplir sa todolist

Quand une nouvelle tâche se présente à moi, je l’envoie dans mon inbox dans Nozbe.

  • Si je me souviens d’une chose que je dois faire sur le chemin du travail, je demande à Siri de l’ajouter à Nozbe.
  • Si je reçois un mail qui me demande de faire quelque chose, je l’envoie à l’adresse mail attribuée par Nozbe. Idem si j’envoie un mail qui nécessite un suivi.

Ainsi, ma boite de réception va se remplir et mon cerveau va se vider.

Une fois par jour, je regarde ma boîte de réception et, chaque tâche qui s’y trouve est traitée de façon similaire.

  • Elle est affectée à un projet (ou j’en crée un nouveau si besoin)
  • Je lui donne une échéance si nécessaire. Rappelons que toutes vos tâches n’ont pas obligatoirement besoin d’une échéance. J’y reviendrai juste après.
  • Je lui attribue aussi un contexte. Le contexte est emprunté à la méthode GTD. Ce peut être un moyen dont vous avez besoin pour accomplir votre tâche (par exemple un PC ou un iPad ou votre téléphone ou votre agenda) ou un endroit auquel vous devez vous trouver pour l’accomplir (Au travail, à la maison, à l’extérieur).

Contextualisez votre todolist

La notion de contexte est importante justement pour éviter d’attribuer à vos tâches une échéance systématique : les échéances, çà fait peur et vous ne voulez pas avoir peur. Sinon vous allez perdre en productivité et en efficacité.

Ce contexte donc va vous aider à accomplir vos tâches à l’instant où vous devez les accomplir. Illustrons.

todolist bullet journal

Mise en pratique

Vous commencez votre journée de travail. Vous finissez votre routine d’arrivée au travail (commander votre sandwich, arriver à l’inbox zero pour votre mail, classer votre courrier). Vous avez des tâches prioritaires à effectuer, celles qui ont vraiment besoin d’une deadline. Vous vous en occupez donc. Mais ensuite ? Vous n’allez pas rester sans rien faire, si ?

Non parce que vous êtes un employé modèle et productif. Vous allez donc ouvrir Nozbe (qui est dispo aussi sur le web – coucou Things et OmniFocus). Vous allez cliquer sur le contexte Travail et ainsi vous allez voir toutes les choses qu’il vous reste à faire sur le lieu de votre travail. Si vous avez un PC dispo, filtrez sur le contexte PC. Si vous avez des rendez-vous à prendre cliquez sur Agenda. Si vous avez des coups de fil à passer, cliquez sur le contexte Téléphone. Vous passez ainsi en revu toutes les choses à faire en fonction de votre situation actuelle.

Évidemment, vous n’allez pas faire tout à la chaîne : vous allez prioriser en fonction de l’importance de la tâche ou du niveau de concentration qu’elle nécessite.

Changer la notion de productivité

Finalement, vous allez vous rendre compte que noter vos choses à faire, leur appliquer un projet, un contexte et, si nécessaire, une date d’échéance est encore un moyen de se conditionner pour être plus organisé et, donc, plus productif. Au début, çà demande un peu de temps pour penser les projets, les contexte, etc. Mais mettre un processus à long terme en place n’est jamais une perte de productivité !

C’est une notion qu’on a du mal à accepter en Europe : perdre un peu de temps pour en gagner énormément ensuite n’est pas une perte de temps. C’est de l’organisation et l’organisation est la base de la productivité.

N’hésitez pas à me dire comment vous vous organisez personnellement et à poser des questions si les choses ne sont pas suffisamment explicites dans l’article.

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