Pour être productif, vous devez être organisés. Ce conseil peut paraître complètement trivial. Mais on s’aperçoit vite que, même organisé, des éléments perturbateurs peuvent venir nous faire perdre de vue l’objectif que nous nous étions fixé. Il faut trouver une parade. Cette parade, c’est votre agenda, qu’il soit électronique ou papier, peu importe.

Un agenda pour les organiser tous

Nous avons tous beaucoup de choses à faire dans une journée. Il y a des tâches qui sont récurrentes, comme votre cours de pilates, et d’autres qui sont plus ponctuels, comme le rendez-vous chez le dentiste pour votre fils. Parmi les événements récurrents, il y en a certains que vous ne voulez manquer pour rien au monde.

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Mon organisation personnelle

Partant de ces simples constatations, je suis posé la question pour trouver un moyen d’organiser mon agenda de manière efficace. Je me sers d’un agenda électronique qui est synchronisé entre ma tablette, mon PC et mon smartphone. Mais peu importe, cette méthode peut très bien fonctionner avec un agenda papier.

  1. J’ai un calendrier que j’ai appelé Base. Je lui ai donné une couleur neutre (le blanc) pour éviter qu’il n’attire trop l’attention. Dans ce calendrier, je note tous mes événements récurrents : Mes réunions d’études de la Bible et le cours de danse de la fillette. Quand je consulte mon agenda, ces rendez-vous apparaissent donc en blanc toutes les semaines au même jour.
  2. J’ai un deuxième calendrier que j’ai appelé Rendez-vous. Je lui ai donné une couleur plus visible : le bleu. Dans ce dernier, je note les autres rendez-vous comme le dentiste mais aussi les créneaux horaires auxquels j’ai programmé des tâches que je dois accomplir. Par exemple, en ce moment, je me suis fixé comme tâche pro de revoir complètement la procédure de traitement des factures de voitures de fonction. J’y consacre tous les vendredi matin. J’ai donc bloqué tous les vendredi matin pour le réserver à cette tâche précise.

Si vous travaillez avec un agenda papier, vous pourriez utiliser des couleurs différentes pour noter vos rendez-vous : les choses récurrentes seraient par exemple notées en noir et les rendez-vous ponctuels en bleu, de manière à attirer votre regard.

L’autre intérêt de l’agenda

Quel est l’intérêt de faire ce genre d’exercice ? Tout d’abord, de vous vider le cerveau. Vous n’avez pas besoin de l’encombrer avec des tâches récurrentes : notez-les une fois pour toutes pour ne plus y penser. Mais cela vous oblige aussi à vider votre tête des événements plus ponctuels : la démarche de prendre votre agenda, de choisir votre stylo bleu et de noter le rendez-vous vous conditionne. Vous sortez cette chose de votre tête pour la fixer sur le papier. Vous n’aurez ainsi plus à y penser et vous pourrez consacrer votre temps de cerveau à autre chose.

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Certains outils comme Productivity Planner sont spécialement conçu pour vous aider à vous organiser.

Tous les matins, il ne vous restera plus qu’à jeter un coup d’œil à votre agenda : qu’est-ce qui est prévu ? Quels sont les créneaux horaires de libres ? Que pouvez-vous raisonnablement faire pendant ce temps libre ? On s’aperçoit ainsi qu’être productif ne s’improvise pas : il faut réfléchir à la façon dont on va le devenir, faire une démarche volontaire et précise pour y parvenir.

A peu près tous les fournisseurs d’adresse mails génériques vous fournissent un service d’agenda électronique que vous pourrez synchroniser avec votre smartphone, votre tablette et votre PC. N’hésitez pas à découvrir celui de Microsoft, de Google ou d’Apple.

Quel genre d’agenda utilisez-vous ? Comment vous organisez-vous concrètement pour n’oublier aucune rendez-vous ?

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