Avec la multiplicité des activités que nous avons aujourd’hui, une chose est en surcharge toute la journée : notre cerveau. Ce dernier doit se rappeler de beaucoup de choses. La liste des choses que nous avons à accomplir. Les articles que nous avons aimés pour pouvoir les retrouver. Mais aussi les numéros de téléphone de nos contacts. Nos rendez-vous… la liste n’est pas exhaustive, loin s’en faut. Heureusement pour nous, les moyens plus ou moins technologiques de le décharger ne manquent pas.

Pour le décharger de la liste des choses que nous devons accomplir, nous avons une todo list. Un répertoire téléphone pour les numéros de téléphone. Et un agenda pour nos rendez-vous. Et tout le reste alors ? Cette recette que vous voudriez essayer ? Cet article que vous voudriez relire ? Ces notes que vous voudriez utiliser pour votre prochaine réunion ? Dans cet article, je vais vous expliquer comment j’utilise OneNote pour cette fonction précise : la collecte de données.

OneNote, le meilleur ami de votre cerveau

Evidemment, il va sans dire que ce qui suit peut parfaitement s’appliquer à l’outil de prise de note que vous utilisez, qu’il s’agisse d’Evernote ou autre. Mais comme j’utilise OneNote, je vais me concentrer sur ce dernier.

 

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Vider votre esprit et le remplir (section Dans ma tête)

Chaque matin, la première chose que je fais, c’est de noter dans OneNote comment je me sens : est-ce que je me sens bien et pourquoi. Je note quel point de ma personnalité je veux travailler. Et, là, je dois vous faire un aveux : je me trouve tous les jours de nouveaux défauts. Certains ne sont pas bien graves mais d’autres sont franchement pénibles. Mais comme je n’aime pas les choses pénibles, j’ai pour objectif de travailler ces défauts. Je les ai donc noté en rouge dans la page Objectifs. Et je créé une page pas mois.

Tous les matins, je note la date du jour et l’objectif que je vais travailler et trois points qui m’aideront à le travailler.   A la fin de la journée, rebelote : je note si j’ai rempli mes objectifs et ce que çà m’a apporté. Comment est-ce que je me suis senti ? Qu’est-ce qui a été difficile ?   Cet exercice peut paraître totalement futile et trivial. Il m’aide pourtant à fixer mes idées en début de journée et à me vider la tête à la fin. Qui plus est, je peux rouvrir mon OneNote quand je le veux pour retrouver ces pensées et voir les progrès accomplis au fil du temps.

 

Suivre vos dossiers (section Dossiers à suivre)

Dans mon travail de comptable, j’aimerais pouvoir encoder les factures à la chaîne. Cela voudrait dire que les procédures sont acquises par tous mes collaborateurs et que tout marche pour le mieux. Malheureusement, il n’en va pas ainsi. Beaucoup de documents sont impossibles à traiter directement parce qu’ils sont incomplets ou certaines informations sont manquantes. De ce fait, je dois régulièrement envoyer des mails pour avoir des informations écrites. Et, pour compliquer les choses, il y a souvent plusieurs intervenants sur les dossiers. D’où une multiplication des échanges qui pourraient devenir indigestes.

C’est la raison pour laquelle, j’ai ouvert une section OneNote qui me permet de suivre tous mes dossiers. Dans cette section, chaque page correspond à un dossier. Après avoir envoyé un mail, je note une mention succincte pour indiquer les dernières évolutions ainsi que les intervenants. Chaque entrée est datée et le mail est intégré via un glissé/déposé.

 

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OneNote, votre guide de référence (section Notes rapides)

Votre cerveau fonctionne un peu à la manière du disque dur de votre PC. En bien plus sophistiqué évidemment. Certains choses y entrent ; d’autres en sortent. Mais comme le dit un certain David Allen, “Le cerveau humain est fait pour avoir des idées. Pas pour les conserver.”

Donc si vous voulez éviter d’oublier des choses (importantes ou pas), il vous faut un palliatif. Mon palliatif à moi s’appelle OneNote et il stocke à peu près toutes les choses que je lis et que je veux garder : les recettes de cuisine qui pourrait intéresser madame (nous y reviendrons), les articles que j’ai trouvés intéressants, mes idées de streetcasts, les idées d’articles à écrire. Tout cela finit dans la section A trier.

Et c’est un véritable capharnaüm. Alors pour éclaircir un peu la place, j’y reviens régulièrement. Pour mettre les recettes réellement intéressantes dans le classeur où elles doivent se trouver. Pour annoter les articles que j’ai trouvé intéressants. Avant d’enregistrer mes streetcasts ou d’écrire un article. Et archiver tous les autres éléments qui ne sont plus pertinents. Par archiver, j’entends supprimer. Et comme OneNote possède une corbeille où végètent les notes supprimées, je n’ai aucune crainte quand à une mauvaise manipulation.

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La liste d’envies/de cadeau (section A (m’)offrir)

En me promenant, il m’arrive de voir des choses qui pourraient intéresser mes proches : une perle Pandora pour Madame, un manga pour la gamine, un jeu vidéo pour moi. Quand çà arrive, comme je suis sûr que j’aurais oublié ce machin dès que j’aurais tourné les talons, je le prends en photo. Cette photo reste dans la pellicule de mon téléphone…

… jusqu’à la fin de la semaine quand je fais le ménage dans celle-ci : je vire toutes les photos inintéressantes qu’on m’envoie par WhatsApp, je garde celles qui me semblent utilisables, je trie les photos que j’ai prises personnelles. Dans celles-ci, je retrouve les objets que je suis susceptible d’offrir à mes proches. Ceux-là, je les envoie dans OneNote dans la section adéquate. Dans celle-ci, une page par personne de la famille. Je n’ai pas besoin de vous en dire plus, je pense que le concept est suffisamment clair.

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Les idées déco (section Travaux)

Nous voulons faire des travaux d’aménagement pour notre maison mais les finances ne suivent pas toujours. Mais cela n’empêche pas d’avoir ni des idées, ni des projets. Ceux-ci peuvent fleurir n’importe où : en faisant le nettoyage, en se promenant en ville, en surfant sur le web…

Par exemple, l’autre jour, en faisant le tour de la maison, je me suis rendu compte que les câbles derrière la TV étaient incroyablement disgracieux (je suis un observateur aguerri, n’est-ce pas ?). Aussi me suis-je mis en tête d’écumer le dark web (pas si dark que çà tout de même) pour trouver des idées pour cacher ces atrocités. Le fruit de mes recherches a fini dans la section travaux.

Chaque page collectée devient une sous-page dont la page principale aura pour titre la pièce de la maison qui sera concernée.

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L’annotation d’articles (section Articles)

Quand je trouve un article intéressant, même s’il ne me sert pas de base à un article de blog, il peut être utile pour mon utilisation personnelle. De ce fait, je le garde dans OneNote pour y noter les idées que je trouve utile et la façon de les appliquer concrètement.

Si cela correspond à un réel besoin de changement dans mon workflow, ces idées annotées peuvent se transformer en projet pour mon application GTD préférée, Omnifocus. Par exemple, l’autre jour, j’ai lu un article qui parlait de la façon de gérer ses photos, peu importe où elles se trouvent. Cela nécessitait une remise en question totale de ma gestion de ce média. La lecture et l’annotation de l’article a donc été suivi d’une réflexion profonde sur toutes les actions que je devais entreprendre pour mener à bien ce projet (qui est toujours en cours de gestation du reste).

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Partage d’informations (Carnet de notes Famille Derrez)

Je partage beaucoup de choses avec ma femme. Je ne peux pas pas vous promettre qu’elle lit toutes les choses que je stocke dans notre carnet de notes partagées mais ce qui est sûr c’est que, le jour où elle aura besoin d’une information, elle saura où aller la chercher. Et finalement, c’est bien çà le plus important dans une structure de référencement, n’est-ce pas ?

Ainsi, je peux partager pas mal de choses : les factures d’achats d’électroménager, d’informatique, les recettes de cuisine comme indiqué plus haut, les idées d’achats… La section Travaux dont nous avons parlé tout à l’heure se trouve dans ce carnet partagé.

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Conclusion

Comme vous l’aurez compris, OneNote est mon outils de référencement, le remplaçant de mon cerveau de poisson rouge. Au final, j’y stocke énormément de choses et on pourrait craindre que je n’y retrouve finalement rien de dont j’ai besoin.

Et bien c’est tout le contraire. Parce que s’il vous fallait une raison de plus d’utiliser ce genre d’outil référentiel, que ce soit OneNote, Evernote ou autre, la fonction qui va vous sauver la vie est celle que vous utiliserez le plus, à savoir la fonction de Recherche.

Car ici, non seulement les mots sont indexés mais aussi le texte qui figure sur les images et le texte manuscrit (pour peu vous n’ayez pas une écriture aussi moisie que la mienne). Cette capacité d’indexation complété par le moteur de recherche hyper performant permet de retrouver toutes les infos en un rien de temps.

J’espère que cet article concernant OneNote vous aura intéressé, peut être qu’il vous aura inspiré. N’hésitez pas à me dire en commentaire ce que vous utilisez comme outils de référence et comment vous l’utilisez !

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