Excel : outils de cadrage des dépenses de leasing

par | 22/0101/2018

En Belgique, les voitures de fonction sont un avantage extra-légal qui est très utilisé par les entreprises dans la gratification de leurs employés. Cela entraîne tout un pan de la fiscalité qui y est associé. Les exigences en matière d’informations dans le domaine du leasing sont donc très importantes et doivent être extrêmement précises.

Exigences fiscales et modularité

Afin de remplir ces conditions, notre priorité a été de travailler avec un outil modulable pour gagner un maximum de temps. J’ai donc créé le fichier dont nous parlons ici. Il est composé de 6 feuilles.

  • La feuille Contrôle sert de table de cohérence pour vérifier qu’aucune donnée de la comptabilité n’est manquante. En même temps, elle permet d’avoir une information graphique directe sur les grandes tendances de ces dépenses.
  • La feuille SAP est un export des données contenues en SAP. Elles servent de base au détail qui se trouve dans la feuille suivante.
  • La feuille Détail va reprendre les données de la feuille SAP mais les détailler par conducteur et par véhicule pour répondre aux exigences de l’administration fiscale. La justification de la déduction de la TVA sur les véhicules de fonction fait aussi partie de cette feuille.
  • La feuille TDC va condenser les données de la feuille précédente pour les synthétiser. Ainsi, le fiscaliste peut avoir une vue simple des dépenses par personnes.
  • La feuille Other Operations va recevoir les données comptables qui ne sont pas en lien direct avec des factures : les notes de frais, les écritures de factures à recevoir, etc.
  • La feuille Cadrage va vérifier que des factures n’ont pas été encodées deux fois et que toutes les lignes de la feuille SAP trouvent bien leur correspondance dans la feuille Détail.

Les petits plus de cet outils

Nous avons ainsi un outil qui nous permet de répondre de manière exhaustive aux demandes de l’administration. Mais en même temps, il peut servir d’indicateur pour les fluctuations de dépenses. Les données Sparkline et les différents graphiques sont évidemment dynamiques et d’adaptent aux filtres appliquées par l’utilisateur à l’aide de Segments. Ces contrôles se retrouvent d’ailleurs un peu partout dans le classeur pour simplifier l’interaction Homme/Machine.

Le but initial de ce classeur était aussi de présenter les données relatives au leasing sous forme plus graphique. Dans cette optique, j’ai le projet de retravailler cet outil pour utiliser à la fois Access, Excel et PowerBI pour pousser plus loin l’aspect Controling et Analyse.

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