Depuis que l’email est devenu le moyen de communication par défaut dans l’entreprise, on assiste à une multiplication de ces courriers électroniques. Aujourd’hui, ils sont envoyés un peu pour tout et n’importe quoi, souvent abusivement. Plusieurs études ont montré que l’afflux massif de mails tout au long de la journée est stressant. Il est donc temps de trouver des solutions pour améliorer notre gestion de ce média. Comme en tout chose mesure est bonne, nous nous fixerons un et un seul objectif : parvenir à l’objectif ultime qui fait mêm’ pas peur – l’INBOX ZERO.

Donc une boîte mail propre, vide et à jour. Ce n’est pas possible ? Lisez des lignes et on en reparle à la fin.

Pourquoi un objectif pour parvenir à l’INBOX ZERO ?

Principalement parce que l’afflux de mail est stressant. On nous a appris à considérer qu’un mail qui arrive dans notre boite doit être traité illico presto et que la personne qui vous l’a envoyé ne va pas pouvoir continuer à vivre si vous ne lui répondez pas dans la seconde. L’accentuation de ce phénomène est perceptible dans le fait que tous nos appareils mobiles nous signalent avec force sons et notifications chaque fois qu’un mail arrive dans notre boite mail.

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De ce fait, notre voyage vers l’INBOX ZERO va commencer par un travail sur notre perception de ce moyen de communication. Rappelons un fait pour commencer : le mail est un outil. En tant que tel, c’est à vous de le maîtriser et non à lui de vous dire où, quand et comment répondre. La règle de base devra donc être la suivante :

Si votre interlocuteur vous a envoyé un mail, c’est que son problème n’est pas urgent. Sinon, il vous aurait passé un coup de fil.

Répétez-le. C’est votre mantra. Peu importe ce que votre boss vous dit ou ce que la culture d’entreprise veut : c’est vous qui prenez votre gestion du temps de travail en main et vous avez décidé que votre adresse mail n’est pas le canal de communication prioritaire. Si tout le monde adopte ce point de vue, vous verrez que la situation va s’améliorer rapidement. Mais comme vous ne pouvez pas agir sur ce que font les autres, contentez-vous de l’appliquer.

Comme vous êtes quelqu’un qui agit dès qu’il a pris une décision, vous allez commencer à prendre dès maintenant des mesures drastiques. Toutes ces étapes sont valables à la fois pour votre adresse perso et votre adresse mail professionnel.

Etape 1 : Le classement vertical

A objectif important, mesures drastiques. Il n’y a pas de petit sacrifice pour parvenir à l’INBOX ZERO. Créez un dossier dans votre inbox que vous allez appeler Zone neutre. Quand c’est fait, sélectionnez tous vos mails et faites les glisser dans ce nouveau répertoire. Voilà, vous avez une boîte de réception propre.

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Ça vous paraît extrême ? Pensez à ceci. Votre objectif est de développer des habitudes qui vous permettront de traiter vos mails efficacement et rapidement. Mais cela n’arrivera jamais si vous gardez vos 5000 mails en attente dans votre boîte de réception. Donc virez moi ces mails dans le dossier Zone neutre. Cà ne vous empêche pas de les traiter. Vous les planquez simplement, un peu comme quand vous mettez la poussière sous le paillasson. Vous y reviendrez plus tard.

Etape 2 : Garder votre inbox à zéro durablement

Reprenez la maîtrise de votre temps

Vous allez donc commencer par désactiver toutes les notifications de vos applications mails. Pourquoi ? Pour deux raisons : premièrement, elles ne vous distrairont plus pendant que vous travaillez ou pendant que vous êtes avec des amis. Le but de ces deux choses étant d’une part d’être efficace et d’autre part de profiter de la présence de ceux qui vous entourent. Deuxièmement, vous vous apercevrez vite que si vous ne pouvez pas endiguer l’arrivée des mails, vous pouvez au moins réduire l’impact qu’ils ont sur vous. Il n’y a rien de plus pénible que de recevoir trois notifications pendant que vous répondez à un mail.

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Finalement, on pourrait résumer ce premier objectif par la définition même du concept de INBOX ZERO, donnée par Merlin Mann :

INBOX ZERO, il s’agit de la façon de récupérer à la fois votre courrier électronique, votre concentration et votre vie. Pourquoi ZERO ? Ce n’est pas combien de messages se trouvent dans votre boîte de réception. C’est le temps que votre cerveau passe à être perturbé par cette boîte de réception. Surtout au moment où vous ne le voulez pas.

Redevenez maître de votre cerveau et commencez par désactiver vos notifications.

Comment faire ?

Sur Outlook 2016, allez sur l’onglet Fichiers puis sur Options. Dans la fenêtre des options, dans la partie gauche, cliquez sur Courrier. Dans la partie droite, cherchez Réception des messages et décochez tout. Tout, j’ai dit ! Allez, hop !

Sur Android, allez dans le tiroir des applications, faites glisser l’icône de votre app de gestion de mails vers le haut de l’écran et amenez la sur Infos appli. Là, cliquez sur la partie Notifications et faites bouger le curseur sous Autorisation de notifier.

Sur iOS, je vous renvoie vers cette page. Pour macOS, c’est ici. Et sur Windows 10, cliquez sur Paramètres sur le côté gauche de votre menu Windows. Dans les parties Système puis Notifications et actions, vous pourrez désactiver les notifs pour toutes les apps qui vous gavent.

Adoptez une routine de travail

Quand c’est fait, posez-vous un peu et réfléchissez. Déterminer deux périodes d’une demie-heure, dans la journée durant lesquelles vous allez vous occuper de vos mails. Par exemple, une demi-heure au début de votre journée de travail et une demi-heure après votre pause repas. C’est vous qui voyez : on l’a dit, vous êtes désormais maître de votre temps. Décidez de ces deux plages horaires et planifiez-les dans votre agenda électronique.

Durant ces deux périodes, vous commencerez à traiter les mails que vous avez reçu dans votre inbox pour maintenir votre INBOX ZERO avant de vous attaquer au dossier Zone neutre.

Ne revenez pas 20 fois sur un email

Derrière cette règle se cache une décision que vous allez prendre. Pour chaque mail sur lequel vous cliquez vous devrez prendre une décision : le traiter immédiatement ou le planifier pour plus tard. Le processus est très clair.

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  1. Traitez votre boîte de réception.
  2. Pouvez-vous déléguer le traitement de ce mail à quelqu’un d’autre ? Si oui, transférez-le et classez-le ou supprimez-le.
  3. Sinon, le mail que vous lisez peut-il être traité en moins de deux minutes ?
    1. Si oui :
      1. Répondez-y directement
      2. Archivez-le
    2. Si non :
      1. Mettez-le dans votre liste de choses à faire
      2. Mettez-le dans un dossier Actions

Vos mails transformés en tâches

Si vous avez décidé de planifier le mail que vous traitez, vous avez plusieurs options en fonction du service que vous utilisez pour gérer votre liste de choses à faire (que nous appellerons todo list). Voici quelques cas de figure. Si votre workflow n’entre pas dans ces cas de figure, n’hésitez pas à partager : on réfléchira à une solution ensemble. Quoi qu’il soit, cela permettra de désengorger votre inbox et, encore une fois, de vous maintenir à l’INBOX ZERO.

Vous utilisez Outlook à la fois pour vos mails ou pour vos tâches.

Solution : créez une action rapide qui va traiter votre mail automatiquement.

Créez un dossier Actions. Le mail ouvert (dans le volet de visualisation ou pas), cliquez sur la flèche en regard de Actions rapides dans le ruban Accueil et choisissez Créer. Dans la boîte de dialogue, donnez un nom à votre action rapide, par exemple, A faire, cliquez sur la liste Actions et choisissez Créer une tâche avec pièce jointe dans la rubrique Catégories, tâches et indicateurs. Cliquez sur le bouton Ajouter une action. Dans la nouvelle liste, choisissez Déplacer vers un dossier dans la rubrique Classement. Dans la liste choisir un dossier, sélectionner le dossier Actions que vous venez de créer. En bas de la fênetre, vous pouvez spécifier un raccourcis clavier dans la liste et définir un texte d’info-bulle qui vous indiquera à quoi correspond l’action. Enfin, cliquez sur Terminer.

La prochaine fois que vous voulez créer une tâche à partir d’un mail, cliquer sur le raccourcis A faire dans les actions rapides de Outlook (toujours dans le ruban Accueil). Il vous ouvrira une nouvelle tâche où vous spécifierez l’échéance et toutes les infos nécessaires (y compris, au besoin une page OneNote pour suivre le traitement du dossier). Quand vous validerez la tâche, avec le bouton Enregistrer et fermer, votre tâche sera créée et votre mail sera classé dans le dossier Actions.

Vous utilisez Gmail et Todoist

Solution : Utilisez Zapier.

Créez un zap avec les informations suivantes :

  • Gmail : trigger New Starred Email
  • Todoist : Action Create Task

Si vous vous débrouillez en anglais, la procédure ne devrait pas vous poser de problème. Respectez bien chaque étape de celle-ci. En gros, quand vous cliquerez sur l’étoile en regard de l’email sur Gmail, un script va créer une tâche dans Todoist avec les infos contenues dans l’email. Les options sont suffisamment nombreuses pour affiner le script à votre guise et selon vos besoins.

Zapier fonctionne avec un nombre incalculable de services au nombre desquels nous pouvons citer Trello, Asana, Office 365 ou encore Wunderlist.

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Changement de point de vue

Encore une action pour vous aider dans votre objectif d’INBOX ZERO : Classez vos mail dans l’ordre chronologique. Les vieux mails apparaîtront donc en premier. Cela aura donc pour résultat de ne pas vous stresser en voyant de nouveaux mails arriver (puisque ceux-ci iront silencieusement se placer en bas de la liste). Par ailleurs, votre boite mail étant vide et maintenant que vous savez quoi faire avec vos mails, même si vous ne répondez pas à vos mails de suite, vous pouvez traiter les plus anciens en premier en remontant vers les plus récents.

Automatisez la récupération de vos pièces jointes

Le but sera évidemment de collecter les fichiers sur lesquels vous êtes susceptibles de travailler. C’est encore Zapier qui va vous sauver la mise. Vous pourrez créer un zap qui va, à chaque nouvel email reçu, enregistrer ses pièces jointes vers le service de stockage de votre choix.

Etape 3 : Envoyez moins d’email

Les mails c’est bien mais on l’a vu : le système a des limites. Et il se trouve que ces limites ont été largement dépassées ces derniers années, ce qui a transformé un excellent outil en boulet que l’on subit tous les jours. La dernière démarche dont nous allons parler ici est de limiter les mails aux seules personnes extérieures à votre société.

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Evidemment çà n’est pas possible partout mais par exemple vous pourriez convenir avec les gens qui travaillent dans votre équipe de ne communiquer que via une app externe comme Slack ou Microsoft Teams. Pourquoi ? Parce que ces moyens de communications vont désengorger votre boîte mail, seul moyen de maintenir l’INBOX ZERO.

Et comme pour les mails, laissez cette app de chat à la place qui lui revient : celle d’un outil. Ne passez pas votre temps dessus. Vous avez mieux à faire. Elle doit s’appréhender comme un moyen de communiquer avec des gens qui sont proches de vous dans votre équipe. La bonne utilisation des @ pour interpeller les bonnes personnes permettra de filtrer rapidement les messages qui vous concernent.

Etape 4 : Bannissez toutes les newsletters inutiles

On reçoit beaucoup de newsletter sollicitées ou non dans notre boîte de réception. A partir du moment où vous constatez qu’une newsletter vous ennuie au lieu de vous apporter quelque chose, désinscrivez-vous en cliquant sur le lien qui se trouve souvent en bas du mail.

Avec ces 4 étapes, vous devriez venir à bout de vos mails et conserver une boîte de réception saine. Du coup, il vous reste une chose à faire. Prévoyez un moment dans la semaine – personnellement j’ai choisis le vendredi matin –  ou vous allez faire trois choses :

  1. Traiter la boite inbox de votre todo list si vous utilisez un service externe à Outlook. Pour chaque tâche, assignez-lui une échéance et une priorité.
  2. Traiter les mails en attente dans votre todo list.
  3. Nettoyez le dossier où vont se sauvegarder les pièces jointes de vos mails.
    1. Si le fichier concerne une tâche qu’il reste à accomplir, laissez-le là.
    2. Si le fichier n’entre pas dans cette catégorie,
      1. Vous en aurez besoin dans l’avenir ? classez-le dans un autre dossier.
      2. Vous n’en aurez plus besoin ? Effacez-le – après l’avoir joint à la tâche accomplie si vous voulez garder une trace du suivi.

Voilà. Vous avez fini de lire. Maintenant au boulot ! Reprenez VOTRE boîte de réception en main et ne laissez rien vous pourrir votre productivité. INBOX ZERO n’est pas MISSION: IMPOSSIBLE. N’hésitez pas à partager vos idées ici, à nous dire ce qui marche pour vous, les difficultés que vous rencontrez. Et bon travail à tous !

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