Paperless, troubleless !

Paperless, sérieusement, quel nom bizarre ! Si les anglophiles auront directement compris de quoi il retourne, il n’en ira probablement pas de même pour les réfractaires à la langue de Shakespeare. Donc paperless, çà veut dire sans papier. Non pas comme les immigrés, hein ! Il s’agit plutôt d’une prise de conscience que le papier, ce n’est pas l’avenir et qu’il constitue un problème écologique majeur. Il faut donc agir et à ce titre, vous décidez que vous recevrez un maximum de documents sous forme électronique et que ceux qui vous arrivent sous forme papier seront scannés et stockés électroniquement. Mais pourquoi cette démarche outre l’aspect écologique ?

Nous allons aborder plusieurs aspects de manière assez rapide et vous allez vite voir que devenir paperless peut être un bienfait tant au niveau du stress que de votre organisation.

Vous accédez à vos documents où que vous vous trouviez

J’ai entrepris ma démarche pour devenir paperless en janvier 2014. Peu après mon épouse et moi avons acheté un véhicule et, pour ce faire, nous avons dû le financer par un crédit contracté auprès de notre concessionnaire. N’ayant évidemment pas tous mes documents sur moi au moment de la signature du contrat, j’ai proposé au vendeur de lui envoyer mon dernier bulletin de salaire par mail. Pour ce faire, j’ai pris mon smartphone (un Windows Phone 8 à l’époque :'( ), pendant qu’il préparait les documents. J’ai été sur mon service de stockage (OneDrive en l’occurence), j’ai copié le lien de partage du scan de mon dernier bulletin de salaire, je l’ai copié dans un mail à destination du vendeur et hop ! Deux minutes après il avait récupéré le document et la procédure pouvait se poursuivre.

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Ceci est donc le premier avantage : où que vous alliez, vous disposez toujours de vos documents personnels.

Dites adieu au stress

Le gain de temps est évident mais on pourrait aussi évoquer l’absence de stress : inutile de vous demander où vous avez classé votre document. Vous savez qu’il est disponible au moment où vous en avez besoin, que vous soyez chez vous ou pas. Qui plus est, les moteurs de recherche intégrés aux outils de stockage sont maintenant suffisamment efficaces pour vous permettre de retrouver vos données en un clin d’oeil.

En effet, ils retrouvent les informations importantes à la fois dans le nom de vos documents mais aussi dans le contenu de ceux-ci qu’il s’agisse d’images, de fichiers textes ou de pdf.

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Un espace de travail dégagé

J’habite dans une maison mais je ne peux pas dire que nous ayons de la place à profusion. Du coup, l’espace de classement se trouve non seulement réduit mais en plus rapidement saturé. La démarche de devenir paperless peut vous aider à gérer cet aspect. En effet, vos classeurs s’effacent et tout tient dans votre smartphone/votre tablette/votre PC. Or, il s’agit d’un appareil qui a déjà sa place dans votre domicile. Inutile d’utiliser davantage d’espace dans un endroit qui en manque déjà cruellement.

Par ailleurs, on sait qu’un espace de travail dégagé est excellent pour la concentration et le moral. Souvent, les tables et les étagères se trouvent encombrés de paperasse, ce qui peut contribuer à un sentiment de stress. Cela n’arrivera pas si vous êtes paperless : tout est dégagé parce que vos documents importants sont stockés dans le cloud.

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Des outils intégrés

En Belgique, nous avons la chance de bénéficier de services qui sont intégrés aux interfaces en ligne des grandes banques. On peut citer Zoom It qui permet de recevoir ses factures et bulletins de salaire de manière numérique. Un téléchargement au bon endroit permettra directement de les envoyer dans votre espace de stockage préféré. On peut aussi parler de Doccle qui se pose comme un coffre fort numérique qui va garder trace de tous vos documents et les stocker, vous permettre de les partager. Ici encore, vous n’avez pas à penser à la façon dont vous allez stocker ces documents : soit vous les avez directement dans votre coffre-fort, soit vous les téléchargez sur votre cloud préféré.

La sécurité en question

Beaucoup de personnes s’inquiètent d’un piratage possible des données contenues dans le cloud. On trouve pourtant beaucoup d’informations sur les sécurités mises en place par les grands service de stockage en ligne. Quant à la NSA, j’ai deux choses à dire à ce sujet : j’aimerais croire que je suis suffisamment important pour que Big Brother essaie d’accéder à mes données mais j’ai comme un doute. Et quand bien même, je l’ai déjà dit à plusieurs reprises, si votre but est d’être totalement tranquilles sur ce plan-là, il vaut mieux vous déconnecter tout simplement d’Internet. Vous laissez des traces qui vous en soyez conscient ou pas à partir du moment où vous êtes connecté.

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Vous devriez donc aborder cet aspect en vous demandant où vous placez la barre de ce que vous acceptez ou pas en matière de confidentialité. C’est de cela que dépendra ce que vous acceptez de confier aux différents prestataires. De cela, découlera aussi quel service vous allez utiliser.

Par ailleurs, si on s’intéresse à la sécurité des données, peut-on prétendre que le papier est la solution ultime ? Que ce passe-t-il si votre domicile est victime d’un incendie ? Pensez-vous que ce risque est suffisamment peu probable pour courir le risque de voir tous vos documents amassés pendant de longues années s’envoler en fumée ?

C’est certain, devenir paperless demande que vous soyez conscient de ce qu’implique la démarche. Pour vous guider, vous pouvez vous référer à des sites comme Efficacitech. Quoi qu’il en soit, après avoir mis tous les avantages et les inconvénients dans la balance, le verdict a été sans appel en ce qui me concerne. Et vous, avez-vous déjà pensé à cette démarche et l’avez-vous mis en place ? N’hésitez pas à nous faire part de votre expérience dans ce domaine.

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